○浅川清流環境組合文書管理規程
平成27年7月1日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第14条)
第3章 文書の処理(第15条―第26条)
第4章 文書の浄書及び発送(第27条―第31条)
第5章 通信回路の利用に係る文書処理の特例(第32条・第33条)
第6章 文書の整理及び保存(第34条―第52条)
第7章 文書の廃棄(第53条・第54条)
第8章 補則(第55条・第56条)
付則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、浅川清流環境組合(以下「組合」という。)における文書等の取扱い及び処理について、基本的事項を定めることにより、文書等の管理の適正化を図り、もって事務の能率的運営に資することを目的とする。
(通則)
第2条 組合の文書等の取扱い及び処理に関しては、別に定めがある場合を除くほか、この規程の定めるところによる。
(1) 課 浅川清流環境組合組織条例(平成27年条例第6号)第1条に規定する課をいう。
(2) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(3) 収受文書 組合に送達された文書について、当該文書に係る事務を担当する課長(以下、「主管課長」という。)が、一定の手続に従って収受の処理をした文書をいう。
(4) 起案文書 組合の意思を決定し、これを具体化するため、収受文書の内容により、又は組合職員の発意により、事案の処理についての原案を記載した文書をいう。
(5) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(6) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(7) 文書の保管 文書を事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(8) 文書の保存 文書を保存箱に入れて事務室又は事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(9) 移換え ファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)に収納している当該会計年度の文書を事務室内の書庫類、書棚等に移すことをいう。
(10) 置換え キャビネット又は書庫類、書棚等に収納している文書を保存箱に入れて事務室又は事務室以外に移すことをいう。
(11) 持出し 主管課の職員が文書を借り出すことをいう。
(12) 貸出し 主管課の職員以外の者に文書を貸し出すことをいう。
(文書取扱いの基本)
第4条 文書は、正確、敏速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。
(文書取扱者の設置)
第5条 課長の下に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、課長が選任する。
(文書取扱者の職務)
第6条 文書取扱者は、上司の命令を受け、その所属する課における次の事務に従事する。
(1) 文書の収受に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
(4) 文書の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(文書管理の帳票及び簿冊)
第7条 文書の管理に要する帳票及び簿冊は、次のとおりとする。
(1) 文書管理簿(第1号様式)
(2) 特殊文書収受簿(第2号様式)
(3) 重要物件処理簿(第3号様式)
(4) 文書郵送簿(第4号様式)
(5) 条例原簿(第5号様式)
(6) 規則原簿(第6号様式)
(7) 訓令原簿(第7号様式)
(8) 告示原簿(第8号様式)
(9) 公告原簿(第9号様式)
(10) 議案番号簿(第10号様式)
(11) 報告番号簿(第10号様式の2)
(12) その他必要な原簿
(文書記号及び文書番号)
第8条 課長は、総務課長と協議の上、次に掲げる文書等に付する記号として、当該課ごとに、浅川清流環境組合の名称の2字(浅川)及び当該課の頭文字を合わせた記号(以下「文書記号」という。)を定めるものとする。
(1) 起案文書
(2) 収受文書
4 前項の規定は、文書管理簿に文書管理事項を記録する文書等について準用する。
5 条例、規則、訓令、告示、公告、通達及び依命通達に係る文書等について、総務課長は、毎年暦年ごとに一連番号を付し、それぞれ番号簿を作成して統括管理するものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第9条 組合に到達した文書は、総務課長が受領し、主管課において収受するものとする。
2 各係において直接に受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに主管課長に回付しなければならない。
3 総務課長は、受領した文書のうち管理者若しくは組合宛ての文書(親展「秘」文書を除く。)又は、開封しなければ主管課の分からない文書を開封し、主管課を決定するものとする。
4 総務課長は、前項の規定により開封し、主管課を決定した文書及びその他の文書(宛先に主管課長名が明記されているものをいう。)をそのまま主管課長に配布するものとする。ただし、国及び東京都の通達等のうち重要又は異例の文書で緊急を要すると認めるものは、配布前に管理者の閲覧を受けなければならない。
(1) 親展文書、書留、電報及び秘密文書は、開封せず、封筒に収受印(第11号様式)を押印し、特殊文書収受簿に所要事項を記入の上直接名宛て人に配布する。
(3) 文書に現金、金券、有価証券等(以下「重要物件」という。)が添付されているときは、その旨を特殊文書収受簿に記入し、重要物件にあっては、更に重要物件処理簿に記入の上会計管理者に送付し、その受領印を受けなければならない。
(4) 送料の未納又は不足の文書で官公署等の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限りその料金を支払い、これを収受することができる。
6 総務課長は、第3項の規定により主管課を判断した結果、複数の課の所轄事項となる文書である場合については、正文を最も関係の深い主管課長に配布し、写しをその他の課長に配布するとともに、その旨をそれぞれの文書の余白に記載しなければならない。
7 主管課長は、第4項の規定により配布された文書を収受する場合において、当該文書の内容が他の課長の所轄事項にも関連すると判断できるときは、関連する課長の供覧に付するものとする。
(勤務時間外に到達した文書の収受)
第10条 勤務時間外に到達した文書は、総務課長が指定する職員が受領し、総務課長に引き継がなければならない。
(文書配布の方法)
第11条 文書取扱者は、所定の場所において文書の配布を行うものとする。
(親展文書等の取扱い)
第12条 管理者宛ての親展文書等が管理者による閲覧後、総務課長に返付されたときは遅延なく主管課長に当該文書を回付しなければならない。
(事故文書)
第13条 文書取扱者は、配布された文書のうち当該課の事務の主管でないと認められたものがあるときは、直ちに総務課長に返付し、課長相互に転送してはならない。
(配布文書の取扱い)
第14条 主管課長は、第9条の規定により配布を受けた文書及び課に直接到達した文書を全て開封し、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 文書の余白に収受印を押し、文書管理簿に当該文書に係る文書管理事項を記録するとともに、供覧票(第12号様式)を貼付し、必要事項を記入する。
(2) 前号の処理は、課の事務担当者が行うものとする。
(3) 事務担当者は、第1号の処理が完了した文書を直ちに課の文書取扱者の審査を経て決裁等に付さなければならない。
(4) 軽易な文書は、前3号の手続を省略し、事務担当者に当該文書を回付することができる。ただし、収受印は押すものとする。
第3章 文書の処理
(文章の処理方針)
第15条 文書は、主管課長が中心となり課の事務担当者において速やかに処理しなければならない。この場合において、主管課長以外の者の決裁を要する事案に係る文書の処理については、当該決裁権者の指示を受けるものとする。
2 施行期日の予定されるものは、決裁案を記載した文書(以下「起案文書」という。)の回付等に必要な余裕をおいて起案し、必要な合議、審査その他の事案決裁に対する関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。
(処理方針の指示)
第16条 主管課長は文書取扱者から文書を引き継いだときは、これを閲覧し、当該文書について自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主管係長に交付しなければならない。
2 主管係長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、これを閲覧し、当該文書について自ら処理するもののほか、主管課長の指示した処理方針を示して、事務担当者に交付しなければならない。
(起案)
第17条 全ての事案の処理は、文書によるものとし、起案は、回議書(第13号様式)を用い、平易明確に行わなければならない。
2 軽易な事案に係る起案で文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。
3 定例的に取り扱う事案に係る起案は、主管課長が総務課長の承認を得て、回議書を用いず、一定の帳票又は簿冊を用いて行うことができる。
4 起案文書には、起案の理由、経費の伴うものは、その予算科目及び引用法令の抜粋等を付記し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係書類を添付しなければならない。
(文書の発信者名)
第18条 組合外に発送する文書は、管理者名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、事務局長名又は組合名を用いることができる。
2 一般往復文書、対内文書等は、事案の軽重により、事務局長名を用いるものとする。ただし、特に軽易な事案に係る一般往復文書、対内文書等は課長名を用いることができる。
3 対内文書には、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(起案文書の回付)
第19条 事案決裁のための起案文書の回付は、全て流れ方式によるものとする。ただし、特に緊急又は機密を要する起案文書、その他重要な起案文書は、内容を説明することができる職員が持ち回りすることができる。
(起案文書の回付に係る事案の検討)
第20条 決裁の中途で意思の決定、審査又は合議する者(以下「決定関与者」という。)は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決定案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡するものとする。
2 前項の検討を終了したときは、決定関与者は、回議書の所定の箇所に押印しなければならない。
(廃案又は内容変更の通知等)
第21条 事案に係る決裁案を廃し、又は当該決裁案の内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)を加えたときは、主管課長は、その旨を既に決裁の関与を終了した決定関与者に通知しなければならない。この場合において、内容変更を加えたときは、再度起案文書を回付しなければならない。
(供覧)
第22条 起案を要しない文書で供覧を要する文書は、供覧票を貼付し、閲覧者が押印する方式により回付するものとする。
(機密又は緊急事案の処理)
第23条 機密又は緊急を要する起案文書は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず、便宜処理をすることができる。ただし、事後に所定の手続を取らなければならない。
(未完結文書の追求)
第24条 文書取扱者は、主管課長の指示を受け、未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。
(議案の作成等)
第25条 議案の作成等については、総務課長が別に定めるところにより処理するものとする。
(文書の審査)
第26条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号の一に該当する起案文書は、主管課長閲覧後直ちに総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 議会に提出する議案
(2) 条例、規則、訓令その他の例規の制定改廃に関するもの
(3) 告示、公告その他の公示に関するもの
(4) 前3号に掲げるものを除く一般文書で、管理者決裁にかかるもの
2 総務課長は、前項の審査において、当該起案文書に所定の公文の形式等と異なる形式等又は過誤を認めたときは、主管課長に修正を命じることができる。この場合において、総務課長は、その旨を付記して、当該起案文書を主管課長に返付しなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第27条 決裁を完了した決裁文書で浄書を要するものは、直ちに浄書を行うものとする。
(照合)
第28条 浄書文書は、浄書後直ちに起案文書と照合しなければならない。
2 前項の照合は主管課において行うものとする。
(公印)
第29条 照合を終了した文書は、浅川清流環境組合公印規則(平成27年規則第17号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、「(公印省略)」の記載をし、公印を省略することができる。
(発送)
第30条 事務担当者は、文書を発送するときは、宛先、発信者名、文書記号、文書番号、文書の内容等を再確認しなければならない。
2 事務担当者は、前項の確認の後、当該発送文書を封筒に入れて密封し、文書取扱者に引き継ぐものとする。この場合において、機密を要する文書を発送する場合は、その旨を封筒に表示しなければならない。
(施行の記録)
第31条 事務担当者は、当該起案文書が一連の手続を経て完結したときは、遅延なく完結した日を施行日として、回議書にその年月日を記入しなければならない。
第5章 通信回路の利用に係る文書処理の特例
(1) 課長決定事案のもの
(2) 保存年限が1年のもの
(3) 秘密の取扱いを要しないもの
2 前項の場合において、文書の送信の相手方が組合以外の機関であるときは、ファクシミリにより送信することについての同意を得た場合(あらかじめ対象とする文書の範囲を定め、文書により同意を得た場合又は個々の文書ごとにその都度同意を得た場合をいう。)に限るものとする。
(ファクシミリから出力された文書の取扱い)
第33条 前条第1項の規定により文書を発送した場合、当該送信の相手方において、ファクシミリから出力された印刷物は、浄書文書として発送され到達した文書とみなす。
第6章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第34条 文書は、常にファイリング・システムにより整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。ただし、主管課長がファイリング・システムによることが不適当と認めるときは、あらかじめ総務課長の承認を得て他の方法によることができる。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(保管単位)
第35条 文書の保管は、主管課で行う。ただし、文書の発生量、事務室の状況等により、主管課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
2 前項ただし書による場合は、主管課長は、あらかじめ総務課長の承認を得なければならない。
(ファイル基準表)
第36条 文書の分類は、ファイル基準表により行う。
2 ファイル基準表の作成又はその内容の変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行う。
(保管用具)
第37条 文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用することができる。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫類、書棚等それぞれ適当な用具を使用することができる。
(事務担当者の文書の整理及び引継ぎ)
第38条 事務担当者は、未完結文書をフォルダーに入れてキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。
2 事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を直ちに文書取扱者に引き継ぎ、自己の手元に置いてはならない。
3 文書取扱者は、前項の規定により引継ぎを受けた文書については、処理の完否を確かめなければならない。
4 文書取扱者は、常に完結文書の回収に努めなければならない。
(完結文書の整理及び保管)
第39条 文書取扱者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、フォルダーに入れてキャビネットに収納しておくものとする。
(移換え及び置換え)
第40条 保管文書の移換え及び置換えは、毎年4月に行う。
2 常時利用する保管文書は、移換え又は置換えを行わない。
(文書の保存年限の種別)
第41条 文書保存年限の種別は次の5種とする。
永年(長期) 10年 5年 3年 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。
3 主管課長は、文書の保存年限が前2項の規定により難いと認めるときは、総務課長の承認を得て、文書の保存年限の種別を新設することができる。
(保存期間の基準)
第42条 文書等の保存期間は、法令等の定め、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。
(保存期間の設定)
第43条 主管課長は、前条の基準に従い、その所管する課の文書等の保存期間をフォルダー単位に定め、その課のファイル基準表に記載するものとする。
2 前項の保存期間が満了する日は、文書等を職務上作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初めから起算して当該文書等の保存期間が表示する年数の終了する日とする。
(完結文書の保存方法)
第44条 保存を必要とする完結文書は、文書取扱者が次に掲げるところに従い保存しなければならない。
(1) 会計年度(以下「年度」という。)による文書は、年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに保存年限別に仕分し、かつ、分類項目別に区分して整理すること。
(2) 保存箱に収納すること。
(3) 文書量の都合により、2年度又は2年以上にわたる分を同一の保存箱に収納するときは、区分紙を入れ、年度又は年の区分を明らかにしておくこと。
(4) 保存箱には、登録番号、主管課名、内容、保存年限、保存満了日その他必要な事項を記載すること。
(5) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事実が完結した年度又は年の文書として区分すること。
(6) 相互に極めて密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、分類項目を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理する。
(編集及び製本)
第45条 必要があると認める文書は、別に定めるところにより、編集及び製本をすることができる。
(保存文書の引継ぎ)
第46条 主管課長は、置換えの際、文書取扱者が第44条の規定に基づき整理した保存文書(保存箱)に総務課長が指定する帳票を添えて、総務課長に引き継がなければならない。
(機密文書の引継ぎ)
第47条 機密文書の引継ぎについては、前条の規定によらないことができる。
(文書の持ち出し)
第48条 文書の持ち出しをしようとする者は、主管課長の承認を得て持ち出している旨の持ち出し者の氏名が確認できる代わりの文書をフォルダーに入れておかなければならない。
2 持ち出した文書は、退庁時までに必ず文書取扱者に返還しなければならない。
(文書の貸出し等)
第49条 文書の貸出しを受け、又は文書を閲覧しようとする職員は、文書取扱者の許可を受け、保存文書借覧票(第14号様式)に記入しなければならない。
2 文書取扱者は、前項の申出があったときは、主管課長の承認を得て、貸し出し、又は閲覧させるものとする。
3 文書取扱者は、前項の規定に基づき文書を貸し出し、又は閲覧させるときは、貸出者又は閲覧者の氏名が確認できる代わりの文書を当該文書が入っていたフォルダーに入れておかなければならない。
(職員以外の者への文書の貸出し等)
第50条 職員以外の者に文書を貸し出し、又は閲覧させるときは、文書取扱者は、主管課長の許可を得て行わなければならない。
(貸出期間)
第51条 貸出期間は、10日以内とする。ただし、主管課長が特に必要があると認めたときは、この限りでない。
2 貸出文書の返還予定日が過ぎてもなお当該文書が返還されないときは、文書取扱者は、返還の督促をしなければならない。
(保存文書のマイクロフィルム化)
第52条 次に掲げる文書は、マイクロフィルム等(以下「マイクロフィルム文書」という。)により保存することができる。
(1) 長期保存文書
(2) 図面、台帳、証拠書類等
(3) 前2号に掲げるもののほか総務課長が必要と認めたもの
2 マイクロフィルム文書を作成するときは、当該マイクロフィルム文書に原本と同等の証拠能力を保有させるため、認証、証明その他の必要な措置を講じなければならない。
3 マイクロフィルム文書を作成された場合、総務課長は、特に保存が必要と認めるものを除くほか、原文書を廃棄する。
4 マイクロフィルム文書について必要な事項は、別に定める。
第7章 文書の廃棄
(廃棄の手続)
第53条 総務課長は、文書が保存年限を経過したときは、主管課長と協議のうえ、速やかに廃棄しなければならない。
2 総務課長は、長期保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、主管課長と協議のうえ、廃棄することができる。
3 総務課長は、前2項の規定により文書を廃棄するときは、その旨主管課長に通知しなければならない。
(廃棄文書の処理)
第54条 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするものについては、焼却、裁断等の処置をとらなければならない。
第8章 補則
(機関の引継ぎ文書)
第55条 議会及び監査委員から引継ぎを受けた文書については、この規程を適用するものとする。
(委任)
第56条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、総務課長が別に定める。
付則
この訓令は、公表の日から施行する。
付則(平成31年訓令第1号)
1 この訓令は、公表の日から施行する。
2 この訓令の施行の際、第1条の規定による改正前の浅川清流環境組合文書管理規程及び第2条の規定による改正前の浅川清流環境組合職員服務規程に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
付則(令和元年訓令第5号)
この訓令は、公表の日から施行する。
別表(第42条関係)
区分 | |
永年保存(長期保存) | (1) 組合の基本的な方針及び計画に関するもの (2) 特に重要な事務事業の方針及び計画に関するもの (3) 組合の例規の制定改廃及び公布並びに組合の要綱の制定改廃に関するもの (4) 組合議会の招集及び議案、会議録、議決書等に関するもの (5) 人事に関するもので特に重要なもの (6) 前各号のほか、特に重要な事項に関するもので、10年を超えて保存する必要があるもの |
10年保存 | (1) 組合の事務事業の方針及び計画に関するもので、10年を超えて保存する必要のないもの (2) 請負、委託等の契約で、特に重要なもの (3) 補助金に関するもので、特に重要なもの (4) 前3号のほか、特に重要な事項に関するもので、10年を超えて保存する必要のないもの |
5年保存 | (1) 情報公開の公開・非公開の決定に関するもの (2) 請負、委託等の契約(特に重要なものを除く。) (3) 補助金に関するもの(特に重要なものを除く。) (4) 決算の認定を終わった収支に関するもの (5) 備品の出納保管に関するもの (6) 前各号のほか、重要な事項に関するもの |
3年保存 | (1) 補助金に関するもので、5年保存の必要のないもの (2) 各種日誌、報告書等で、特に重要なもの (3) 通知、照会、回答等に関するもので、特に重要なもの (4) 前3号のほか、一般的事項に関するもの |
1年保存 | (1) 各種日誌、報告書等(特に重要なものを除く。) (2) 通知、照会、回答等に関するもの(特に重要なものを除く。) (3) 前2号のほか、一般的事項に関するもので、1年を超えて保存する必要のないもの |
